Vorteile und Einsatzgebiete von Apparo Flow

Dateneingabe-Workflow_01



Ist Ihre Datenerfassung und Verarbeitung effizient?

 

 

 

 

  • Wie schnell und richtig erhalten Sie Ihre Kennzahlen aus den Filialen oder den verschiedenen Geschäftsstellen?
  • Gleichzeitiges Arbeiten, Workflow, volle Nachvollziehbarkeit?
  • Werden neue Kennzahlen rasch in Ihre Anwendungen implementiert?
  • Wie hoch ist der Arbeitsaufwand Ihrer Mitarbeiter beim Datensammeln und der Aufbereitung?

  • In jedem größeren Büro werden manuell Daten gesammelt und per Excel weiter-verarbeitet.
    Im besten Fall kommen die Ursprungsdaten aus einem Business Intelligence System oder von anderen IT-Systemen.

    Häufig werden diese Daten per Excel manuell gesammelt und oft abteilungsübergreifend per E-Mail weiterverschickt.

    Dieses Verfahren hat hat folgende Vor- und Nachteile:

  • Sehr flexibel in der Definition
  • Einfache & verständliche Bedienung

  • Aber die Nachteile wiegen schwer:

  • Die Übersicht geht schnell verloren:
  • - Wer hat noch keine Daten eingegeben?
    - Welche Daten müssen noch aktualisiert werden?
    - Mehrere Excel-Dokumente heißt auch: Mehrere unterschiedliche Datenstände – aber wer hat jetzt gerade das aktuelle Dokument? Oder gibt es sogar unterschiedliche Excel-Dokumente, jedes teilweise aktuell?

  • Datenqualität: Überprüfungen finden nicht statt – Tippfehler werden nicht verhindert

  • Mehrstufige Eingaben – eine Abteilung wartet auf die Daten einer anderen Abteilung – sind auf Satzebene nicht möglich, da nur ein Excel-Dokument mit allen Daten verschickt werden kann.

  • Einfaches Anheften von Dokumenten oder Bildern an einen Datensatz ist nicht möglich

  • Security – darf jeder wirklich alles sehen und verändern?

  • Wer hat eigentlich wann welche Daten eingegeben?

  • Noch kritischer wird es, wenn sich die Ziele ändern, ab sofort müssen zusätzliche Daten gesammelt werden – verwendet auch jeder wirklich das aktuelle Excel-Dokument?

     

    Apparo Flow, optional in Kombination mit einem Business Intelligence-System, ist die Lösung für wiederkehrende Dateneingaben.

     

    Datensätze können mit einem frei definierbaren Status versehen werden, z.B.

  • Offen
  • Geschlossen
  • Akzeptiert
  • Auf Frage
  •  

    Da auch alle Datenänderungen mitprotokolliert werden können, ist jederzeit die aktuelle Situation feststellbar.

    Apparo Flow in Kombination eines Business Intelligence Systems bietet diese Vorteile:

  • jederzeit ist der Arbeitsfortschritt ermittelbar:
    1. was muß noch getan werden?
    2. was ist bereits fertig?

     

  • Wer ist für welche Daten-Eingaben/Änderungen verantwortlich:
    1. welcher Anwender hat was
    2. wann
    3. und wie eingeben? (via Excel-Datenimport, manuell usw.)

     

  • Datenqualität
    – sämtliche Dateneingaben können auf Korrektheit überprüft werden. Dabei sind auch andere IT-System abfragbar um die gültigen Daten zu ermitteln.
  •  

    E-Mail Benachrichtigungen

    Nach jedem Arbeitsschritt können automatisch E-Mails verschickt werden

    Dies können einfache Benachrichtigungen für den Bearbeiter des nächsten Arbeitsschritts sein oder interaktive E-Mails mit Daten und Informationen und Deeplinks zur Bearbeitsungsmaske oder Links die einen Status oder eine Entscheidung automatisch setzen.

     

    Ein Beispiel für ein Bestell-Workflow mit E-Mailversand zum Ändern des Status:

     

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    icon_pdf_01-transUse Case: Workflow mit E-Mailbenachrichtigung (en)>>